Klachtenprocedure

  1. Klachten kunnen alleen als klacht worden beschouwd als deze schriftelijk worden ingediend. Dat kan via e-mail of via een formele brief. De indiener van de klacht geeft in de e-mail of brief zelf helder aan waaruit de onvrede over de dienstverlening bestaat.
  2. Klachten kunnen worden ingediend ter attentie van de afdeling Klantenservice/Klachtenafhandeling. Deze afdeling handelt de klacht administratief af. Vermeld duidelijk over welke categorie en opleiding of afdeling de klacht gaat.
  3. Aan het feitelijk indienen van de klacht worden verder geen vormvereisten gesteld. Alle klachten worden in behandeling genomen, mits deze schriftelijk zijn ingediend.
  4. Na ontvangst van de klacht bekijkt de Klantenservice of deze duidelijk is. Zo nodig neemt de afdeling contact op met degene die de klacht heeft ingediend om nadere vragen te stellen. Is de klacht duidelijk, dan wordt deze doorgegeven aan de manager van de afdeling waar de klacht thuishoort. Binnen 5 dagen ontvangt men een ontvangstbevestiging. Binnen 4 weken trachten wij tot een oplossing te komen, is er een langere termijn nodig, dan ontvangt men hiervan binnen 4 weken bericht.
  5. De afwikkeling van klachten gebeurt door de afdeling zelf, onder toezicht van de afdelingsmanager.
  6. De afhandeling van de klacht zal met de indiener worden besproken en indien noodzakelijk schriftelijk worden bevestigd.
  7. De klant kan wanneer hij het niet eens is met de beslissing van de afdelingsmanager in beroep gaan bij de geschillencommissie van de Federatie Autorijscholen Management. Hierna te noemen FAM.
  8. Bax beroepsopleidingen is lid van de FAM. De FAM heeft een onafhankelijke geschillencommissie. Deze geschillencommissie antwoordt de indiener van de klacht binnen 4 weken.
  9. Het oordeel van de geschillencommissie is voor het opleidingsinstituut bindend; eventuele consequenties worden door het instituut snel afgehandeld.
  10. De klacht zal altijd vertrouwelijk behandeld worden.
  11. Het rapport van de afwikkeling van de klacht zal gedurende een periode van 5 jaar bewaard blijven bij het opleidingsinstituut.